これでOK!オフィス防災で制覇したい8つの事前準備

働く方にとって、オフィスは1日の大半を過ごす場所という方もいらっしゃると思います。また、出社して外回りの方にとっても、仕事のベースとして大切なところです。オフィスの防災は、BCPを策定すれば終わりではありません。BCPを運用し、改めるべき点を見つけ出し、オフィス防災の事前準備の完全制覇を目指しましょう。






1)策定したBCPに見直しの必要はないか

【1】BCPの策定

BCPは事業継続計画で、多くの企業が導入されていると思います。最近では中小企業でも検討され始めました。入門コースのように簡単なものは経営者の方が1時間から2時間で策定可能なテンプレートもあります。上級コースは経営者の方の他数人で1週間程度かかるものまであります。

【中小企業庁】中小企業BCP策定運用指針ダウンロード

http://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/bcpgl_download.html

企業によっては自社のBCPを策定した結果、仕入先の事業継続ができなくなった場合のリスク管理のために、BCPの策定のアドバイス業務を始めたところもあります。その企業の仕入先は中小企業が多く、災害等が発生した場合自社の生産ラインがストップするというリスクと仕入先の事業の継承に不安を感じ、仕入先のBCP策定を通して、パートナー関係を強化しています。

【2】BCPは災害からの復旧がメイン

また、BCPの作成はやってみると簡単で、面白いと感じる方もあると思います。BCPの作成の基本は「もしもの連想ゲーム」です。自然災害の発生や情報流出など、企業が直面するであろうリスクを想定し、それに対してどのように対処するか、または備えていくかを考えていきます。

例えば、新規の事業を始める時や新規出店を考える時、企業ではどうしますか?事業を始めるために必要な人員や資金を検討し、工場の建設や、新しいパートナーを探します。この他、事業を始めなかったときの想定も欠かせません。綿密な調査をもとに慎重に協議を重ねて、計画を立て行動に移します。BCPの策定も同じです。「もしも震度6強の地震が発生したら、オフィスの中はどうなる?メンバーはどう動く?外回りのメンバーとどうやって連絡を取る?帰宅時間だったら?停電したら?」と考えます。目標は想定外をなくすことです。

ここからがBCPの事業継続計画になります。災害などで受けた被害を最小限で食い止め、重要事業を早期に復旧させ、長期的には目標の期間内に災害発生前の水準に戻すことを計画していきます。つまり、自社の重要事業を明確に定義しておく必要があります。重要事業が確定すれば、復旧するべき内容や方法も決まります。緊急時であり企業としての体力もない状態ですので、間違いは許されません。そこで、平常時に計画を立てておきます。そして、BCPを活用することで、災害による停滞期間を最低限に抑えていきます。

【3】BCPの運用と見直し

想定外をなくすことを目標としていても、企業を取り巻く環境は変化しますし、企業の主要事業も変わっていきます。また、せっかくのBCPも策定して終わってしまうこともよくあります。想定が甘かったり、会社の中でBCPが認識されていなかったり、認識されていても実行されていなかったり、計画通りにいきません。

そこで普段から、決められた方法が実際に機能するか、必要なものや情報が管理されているかを確認し、定期的にBCPを見直す必要があります。これがBCM(事業継続マネジメント)です。BCMは策定したものを運用して見直し、更新していくPDCAサイクルによって管理していきます。

大きな災害が発生すればリスクの想定を変更せざるを得ませんし、企業の経営状況や規模、業務の内容が変われば、練り直す必要があります。そんな時は、BCPだけを変えるのではなく、企業自身の時代に合わなくなった部分を変えていく決断も必要です。それを気付かせることもBCPを導入するメリットです。これからの企業のあり方と目指すべき方向をはっきりとさせ、策定したBCPを周知徹底していくためにBCMを運用していきます。

オフィスのレイアウト

2)レイアウト変更と家具の固定

策定したBCPをもとにオフィスのレイアウトの見直しを検討します。機能性と安全性を確保します。

【1】レイアウトの見直し

メインとなる避難経路は確保されていますか?できれば直線的に行動できるように経路を確保します。経路の幅は1.2メートル以上必要です。広いと思われるかもしれませんが、成人男性が余裕を持ってすれ違えることが基本です。また、家具や什器をオフィスの仕切りとして配置している場合は、地震の時に倒れて避難経路をふさいだり、従業員が下敷きになる可能性を考えてみて下さい。

必要であれば仕切りをパーテーションに変更したり、思い切ってフリーアドレス席の導入も検討してください。個別の机ではなく、大型のテーブルを導入していて地震の時に大勢が入って避難できたこともあります。

この他に、不要なものを処分し、場所を確保することも重要な選択です。「とりあえず」で置いたものが案外保管場所を占領しています。どうしても避難経路が確保できない時など命にかかわります。「整理整頓」に必要なものは「取捨選択」です。

大切なことは、業務をする上での機能性、避難するときの安全性、そして職場環境としてもデザイン性です。「快適性」と一言でいっても、機能性を重視するのか、デザイン性を重視するのかでは全く異なります。オフィスでの業務を支障なくこなせても、安らぎを感じない殺伐とした雰囲気の環境では、効率は上がりません。レイアウトの見直しはオフィスの環境の見直しであり、その会社の目指す方向性を明確にすることを求められます。

【2】家具・什器の固定と物の置き方

家具や什器を壁に固定する必要性はご存知の方も多いのですが、上下重ねたものや背中合わせのものも什器同士で連結をします。また、固定は壁だけでなく、床にも行いましょう。この他、地震の振動で扉が開いてしまわないように、ロック式のものを検討したり、什器のガラスの部分には飛散防止フィルムを張りましょう。

デザイン性を重視して、ガラスのテーブルを導入し、地震の時に怖くて誰も下に入らなかったという話もあります。一考の余地ありです。そして、固定した家具の上に物を乗せないようにしましょう。レイアウトの見直しと同時に書類などのものの置き方も見直しましょう。

地震だけでなく、浸水害による水没の可能性も考慮してください。普段使用しないものでも貴重なデータ等取り返しのつかないものを失わないように、二重三重の手を打ちましょう。

個人のデスクは責任をもって整頓するように全員に確認しましょう。それぞれがデスクの下に避難できるスペースを確保します。

3)安否確認方法の決定

【1】安否確認の目的

企業が行う安否確認は、2つの目的があります。1つは無事かどうか、もう1つは出勤可能かどうかです。いずれの場合も、企業と従業員の間でどちらから連絡を取るのかを事前に確認しておくことが、大変重要です。

(1)勤務時間内の場合

オフィスの中で多くの従業員が職務を行う企業であれば来客等を含めて、災害発生直後に直接安否確認を行うことができます。外回りが多い職種は、従業員の方から連絡を取ることを事前に確認しておきます。

この他出張が多い企業では、オフィスのある地域の災害と無縁の場所に出向いていることも想定されますので、通常の連絡方法を維持します。反対に出張先で災害が発生した時は、従業員の方から連絡を入れます。

(2)勤務時間外の場合

勤務時間外の場合、無事の確認は、災害発生直後の通信事情が良好でない状態では、出勤を伴わない確認は行わない方が良いと思います。通信状態が落ち着いてから、従業員の方から連絡を取る方が効率よく行えます。

一方出勤可能かどうかの確認は、企業の業務によっては重要性を増します。災害発生直後から緊急の活動を求められる職種、例えばライフラインにかかわる方、医療機関の方々です。このような職種の方は事前に、緊急時の出勤体制や出勤できない場合の代行者も決めてありますので、安否確認は重要になります。この場合も従業員本人が自覚しているので、企業の方から連絡を取る必要はなく、緊急時の出勤が不可能であれば従業員の方から連絡を取ります。

企業の側からの考えと、従業員の立場は異なります。従業員も被災者となったわけですから、会社から出社を促されれば行かなければならないと思う方も多いと思います。被災状況によっては休めるように、企業の方から配慮しましょう。

【2】安否確認の方法

現在、多くの企業では連絡方法として、メールやSNSを活用しておられると思います。緊急の場合は、電話なども利用しておられます。必要があれば安否確認サービスやアプリの導入を検討されることをおすすめします。

また、定期的に安否確認の方法を全社的に確認することは欠かせません。避難訓練の際や防災教育の一環として、時間をとって確認してください。特にオフィスの中での勤務が多い方は普段は会社と連絡を取ることも少ないので、従業員の方から連絡を入れることなど実際に訓練として実施して下さい。

火災 非常口

4)災害時の役割分担

多くの企業では、消防法に基づいて防火管理者を選定し、定期的な避難訓練を実施しておられるところも多く、そのほとんどで自主防災組織を立ち上げておられると思います。BCPを策定してみて多くの方は、発生確率が高い災害は火災ではなく、地震や浸水害だと気づかれたと思います。そこで、防火管理者の方は火災に関する業務だけでなく、その他の災害に関する業務も行う必要を感じられたと思います。

現在の自主防災組織を地震や浸水害に対応するために必要なことは役割分担をはっきりさせることです。火災時の初期消火の人員を他に振り分けることだけです。避難誘導や救護担当など必要なものは、火災であってもそれ以外の災害であっても変わりはありません。

<役割分担の例>

・防火管理者(防災管理者)
・初期消火班
・避難誘導班
・救護班
・総務班

ポイントは、全員が無事に避難できることです。火災の場合は外に避難しますが、地震や水害の場合は建物の中にいる方が安全な場合もあります。そういった判断をする際に必要なマニュアルを事前に作成し、基準を設けておくことが大切です。

5)防災訓練

火災を想定した避難訓練も大切ですが、災害を想定した防災訓練も実施してください。これは、BCPに基づいた行動計画を実際に行うことがポイントです。特に、地震の時など防災担当者から指示されることなく、各自が行動することが求められます。

【1】防災訓練の手順

電気を消したら、地震の発生です。

(1)各自で安全を確保する(机の下にもぐる、ヘルメットを着用する)

(2)各自で安全を確認する(大きな声で「大丈夫」と言う。自分の声が聞こえる。めまいを感じない。体に痛みや出血がない。歩行が可能)

(3)周囲の人の安全確保(声掛け、負傷した場合の応急措置)

(4)フロア全体の安全確認(建物設備等の被害状況。エレベーター内の閉じ込め確認。火器や危険物の確認。危険箇所の立入禁止表示)

(5)フロア責任者への報告

この後、フロア責任者と防災担当者が来客等も含めた安否確認と建物内外の被害状況を確認し、「建物内に留まるか建物外に避難するか」の判断をします。同時に従業員は家族との連絡を取る時間を確保します。

ここまでで、地震発生から30分以内理想です。防災担当者からの確認の指示がなくても全員の安否確認が完了することを目標としましょう。

【2】防災訓練で確認すること

火災と異なり、防災訓練では地震による建物被害等を確認する必要があります。建物設備等の確認は主にライフラインの確認です。水道やトイレ、電気、ガス、電話が使用可能であるかを分担して、確認しましょう。

この他、重要なことは安否確認が行えたか、従業員はもとより、来客者の安否確認も責任を持って行う必要があります。ケガの有無も含めて確認しましょう。

もう1点は、行動計画通りに行うことができたかです。無理のない計画であったか、従業員は行動計画を把握していたか、各自が自発的に身を護る行動が行えたのか。BCPが机上の空論にならないように、検証を行う際の必要な実証実験でもあります。大切な勤務時間を訓練に使うのですから、有益な訓練となるよう取り組みましょう。

停電 懐中電灯

6)停電対策

停電対策はオフィスの防災のポイントとも言えます。従業員の安否確認が人的最大ポイントであるならば、停電対策は企業の命綱です。企業活動をする上でも、避難場所としてオフィスを使用するうえでも停電は最低限に抑えたいものです。

【1】予備電源の確保

BCPの策定の時点で明確にしておくべき事柄に、停電対策があります。今日の企業活動は、電気なしでは成り立ちません。家庭とは異なりオフィスは活動する人数も多く、必要な機器も様々で、セキュリティ対策もあり、停電してしまえば機能停止に陥ります。

東日本大震災の経験は、予備電源の必要性を痛感させました。そして月日が経つにつれ、電気を使用した便利な機能は増えるばかりです。オフィスで必要な電源を確保するために発電機と、蓄電池の使用を導入することも重要です。そして、使用方法の確認も怠らないようにしましょう。

【2】水の備蓄

オフィスはほとんどの場合、一般住宅のような建物には入居していません。停電すれば水の供給もストップしてしまいます。飲料水はもとより生活用水も確保しなければなりません。備蓄する場所もとても大切になります。何でもフロアの異なる保管場所に入れてしまうと、停電時のエレベーターが停止した状態で、重い水を人力で運ばなければなりません。

水平移動であれば台車の使用も可能ですが、垂直移動が必要な状況では従業員に重い負担となってしまいます。生活用水は各フロアの給湯室やトイレの近くなど、使用が想定される場所に備蓄しましょう。また。飲料水は少しでも個人に配布しておくことも考慮しましょう。後ほど防災セットのお話しもしますが、東日本大震災の時に備蓄品を地下の保管庫から移動することがとても大変だった企業もあったようです。他者の経験も参考にしていきましょう。

7)災害時の情報収集

情報の重要性は、企業活動においても十分理解されていると思います。災害発生時は停電等の発生もありますが、最も被害の大きいところほど、情報の入手が困難になります。

そして地震に限らず、台風の接近に伴う交通機関の計画的な運行停止など、従業員の安全確保のために必要な情報を入手することは企業の責務です。帰宅困難を回避し、社内及び取引先との折衝、翌日以降の企業活動に備えた動きなど、災害に起因する影響を最小限にするため早めの判断を心掛けましょう。気象に関する情報は、報道各社を通じて呼びかけられることが増えました。そのような情報が発表された場合の行動も事前に確認しておきましょう。

必要であれば、気象情報と連動したアプリのアラーム系のものを導入することや、交通機関の運行に関するサイトをチェックすることなどと同時に、情報収集に人的要員を配置することも事前に検討します。

非常持出袋

8)防災セットの準備

現在、防災セットは多く種類が販売されています。目的や予算を考えて購入します。

【1】防災セットの種類

(1)非常持ち出しセット

リュックサックに、ヘルメット、軍手、ホイッスル、使い捨てマスクがセットされています。

(2)避難セット

リュックサックにヘルメット、軍手、使い捨てマスク、ホイッスル、飲料水、乾パンなどの非常食、簡易トイレ、エマージェンシー毛布、乾電池付き懐中電灯、ウエットティッシュ、ポケットティッシュなどがセットされています。この他、救急セットやラジオがセットされたものもあります。

(3)帰宅支援セット

リュックサックに、ヘルメット、軍手、使い捨てマスク、飲料水、ビスケットなどの非常食、簡易トイレ、防寒シート、乾電池付きラジオ、乾電池付き携帯電話充電器がセットされています。メーカーによって、地図入り、女性用、A4箱入など特徴があります。

(4)避難所生活用セット

リュックサックに手回し充電ライト、エアーベッド、毛布、ポケットコート、ウエットティッシュなどがセットされています。この他、救急セット、非常食、飲料水、簡易トイレ、タオルがセットされたものもあります。

(5)緊急参集タイプ

ホイッスル、ヘルメット、使い捨てマスク、救急用品、軍手、発電式ライト、乾電池付きラジオがセットされています。サブバックタイプ、デスクサイドタイプがあります。

(6)車載タイプ

ホイッスル、軍手、使い捨てマスク、ヘルメット、ダイナモライト、簡易トイレ、ティッシュ、ブランケット、エマージェンシーハンマーがセットされています。リュックサックなどに入っています。

(7)車中泊セット

車載タイプに、飲料水、非常食、救急セット、ポケットコート、エア枕、エマージェンシーシート、ウエットティッシュがセットされています。

(8)備蓄セット

非常食1日分、飲料水、簡易トイレ、エマージェンシー毛布、タオルなどです。会社に留まる時に必要なものがセットされています。

【2】防災セットを選定する際などの注意点

防災セットを扱っている企業は増えています。防災用品専門店、文具用品店、生活用品店、車載用は自動車用品の専門店などです。この他に法人専門の会社もあり、自社に合った内容や見積もり相談もできます。また、法人対象であれば使用期限や賞味期限切れを防ぐために、「お知らせサービス」も始まっています。こういったサービスも選定する際の参考にしてください。

水の備蓄でもお話をしましたが、防災セットの配布は購入した際に、従業員個人に配布する方法が一般的です。災害発生時は混乱しますし、防災セットの移動も重労働です。ただ管理を個人の責任に押し付けることも、会社として無責任に思えます。フロアごとに管理するなど、運ぶ負担や配布の負担が少しでも軽くなる方法を選択します。

この他、賞味期限、消費期限の管理が問題になります。食品が入っていないものでも、ウエットティッシュなどは消費期限があります。この管理と処分が問題になっています。東日本大震災の時に購入したものはほとんどが賞味期限切れになってしまっています。

食品だけを入れ替える方法を選択した時、古くなったものの処分をどうしますか?賞味期限直前のものを従業員全員に配布した会社もあります。まだ食べられると感じる人もいれば、捨てる代わりに配布したと気分を害した人もいます。微妙な問題ですので、全員に呼び掛けて欲しい人に譲るなど、一方的な判断を避けましょう。

オフィス 女性

9)オフィスの防災に関するその他のQ&A

【Q1】どうしてオフィスの防災にBCPが必要なのですか?

記事の中でもお話ししてきましたが、BCPは行動計画です。また、防災はもしもに対する備えです。よく、企業は生き物といわれます。どちらかというと、ヒトと同じだと思います。調子が良い時は何をやってもうまくいきます。ところが調子の悪い時には、悪いことが重なります。また、体調管理にも気をつけます。ちょっとした体調の変化にも気をつけて、早めに正しい対策を行うと風邪などでも軽くて済みます。ところが、対策が間違っていたり、体のサインを無視すると取り返しのつかない事態になることもあります。

防災はヒトに例えると、体調管理になります。もしもに備えて、休養をしっかりとるとか、食事に気をつけるなど、普段からできることをしておくと、病気になっても最悪の事態を避けることができます。反対に、何もしないでやりたいようにやっていると、取り返しのつかないことに陥ります。病気即ち災害に備えて、できる対策を普段から行う防災が、事態の悪化を防ぎます。

企業にもしも何かあれば、どうすればよいか。ヒトは体調が悪くなれば、医療機関を受診し、検査を受け、必要があれば手術やリハビリを行います。治療方法も選べます。企業には医療機関はありません。自らが策定したBCPにのっとって、最善の回復のための努力を行います。防災によって、最悪の事態を最小限で食い止める。それがあってこそ、BCPによる事業継続計画が効果を発揮します。

防災はBCPに組み込まれていると言った方が正しいといえます。






この記事のポイント

【1】オフィスの防災は、策定されたBCPに基づいて行う

【2】防災のためにレイアウトの変更や家具の固定を行い、安全で快適な環境をつくる

【3】安否確認の方法や災害時の役割分担を事前に決定し、従業員も全員が確認する

【4】防災訓練を通して、事前に確認することが従業員に理解されているか確かめる

【5】停電対策や情報収集、防災セットの準備など、オフィスに適した準備を確実に行う

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